A grande pergunta desse post é: posso usar uma planilha para gestão de aluguéis de imóveis? Vou estar mentindo se demonizar a gestão por planilhas, mas também não estarei sendo sincera se falar que esse tipo de gestão é efetiva.
Não vou menosprezar a planilha pois entendo que, em algum momento, seja qual for seu negócio, ela pode ser útil. No contexto da gestão de aluguéis de imóveis, ela ajuda bastante.
Contudo, vamos concordar que depois que seu negócio começa a crescer, ela se torna inviável por vários motivos. E quando esses motivos veem a tona, chega a hora de entrar um sistema para gestão de aluguel.
As considerações que vou trazer são com a intenção de mostrar em que momentos as planilhas não servem mais. Porém, se você ainda não se sente pronto para transformar seu negócio em uma imobiliária digital, fique tranquilo, porque as planilhas provavelmente funcionarão da mesma forma que sempre funcionaram.
Caso queira testar para ver se usar uma planilha para gestão de aluguéis de imóveis ainda funciona para o seu negócio, deixarei uma ao final do post.
Economia de tempo não faz parte da vida de quem usa planilhas
Se você tem muitos contratos, imóveis e leads e usa planilhas para gestão disso tudo, tenho uma péssima notícia para você: você ou sua equipe estão perdendo muito tempo nisso.
Contudo, tudo depende do seu contexto e da maturidade de seu negócio. Principalmente se você está começando agora com o ramo de locação.
Como disse acima, no começo do negócio é natural usar as planilhas, pois além de serem gratuitas, elas vão servir para seus propósitos, até um determinado momento.
Se você está no dilema de perder tempo com esse tipo de gestão de aluguéis, tenho uma solução. Ela se chama: sistema para gestão de contratos de aluguéis.
Com um sistema de gestão de aluguéis você pode organizar isso de maneira eficiente e rápida. Imagine a possibilidade de poder fazer um contrato, emitir cobranças e fazer os repasses dentro de uma única plataforma. Além disso, é possível integrá-la ao CRM imobiliário, aí você vai ter TODA a vida do seu cliente dentro de um único sistema.
Caso você tenha uma equipe de locação dentro da sua imobiliária que faz esses processos manuais a sua equipe pode focar em outras coisas. Isso graças à economia de tempo que o sistema proporciona.
Controle financeiro eficiente ≠ planilha para gestão de aluguéis de imóveis
Como disse acima, tudo depende da maturidade da sua imobiliária. E mesmo assim, se você tiver 2 contratos, já vale a pena investir em um sistema.
Usar um sistema, além de agilizar ainda mais o processo financeiro é muito mais organizado e seguro. Claro que aqui estou falando de sistemas que centralizam todas essas ações dentro dele. Se você tem um sistema que demanda tempo e necessidade de usar diversas outras plataformas para gerar uma simples cobrança, receber e repassar, ele se iguala ao uso de planilhas.
Controlar pagamentos e repasses através de planilha pode ser cansativo e as chances de algo dar errado é enorme.
Aqui surge também a dificuldade de controlar a inadimplência, pois as informações de pagamentos dos seus clientes podem se perder. Isso acontece porque, além do uso de planilhas, você terá que desdobrar esses processos em diversas outras plataformas.
Com um sistema é possível acompanhar em tempo real a inadimplência da sua carteira.
Fintech: Uma aliada ao controle de inadimplências e cobranças
Caso você deve estar se perguntando o que diabos é fintech, vou explicar o que é e como isso pode te ajudar dentro de um sistema de gestão de aluguéis…
Fintechs são empresas/startups que oferecem uma solução financeira de modo digital e menos burocrático.
As fintechs hoje tem um papel bem importante na digitalização dos processos financeiros para o mercado imobiliário. Elas ajudam a:
- Não precisar de arquivos de remessa e retorno;
Não perca seu precioso tempo trocando arquivos com bancos. - Ter tarifas justas;
Repasse por beneficiário e não por transação. Pague somente por boletos liquidados. - Esquecer Teds e Docs que são feitos MANUALMENTE.
Repasses automáticos para os proprietários sem burocracia e margem de erro.
Recentemente, nós, da Jetimob, lançamos o nosso sistema de gestão de locação de imóveis, e ele conta com uma fintech integrada.
Não poderia deixar passar em branco esse tópico, principalmente depois de falar sobre esse assunto delicado que é a realização de cobranças. E aqui reforço que é possível trabalhar com planilhas, mas vale a pena deixar sua imobiliária dependente delas justamente na parte que diz respeito ao lucro com aluguéis?
Segurança dos dados dos seus clientes
Não é de hoje que as planilhas deixaram de ser seguras. Aqui estou me referindo as planilhas offlines.
Imagine você que tem uma planilha cheia de informações em seu computador, offline, e seu computador é invadido ou apenas para de funcionar. Você perde tudo! E ainda existe a possibilidade dos dados dos seus clientes, ou até mesmo os seus, serem roubados.
As planilhas na nuvem resolvem essa questão, pois são mais seguras. Isso se dá pelo fato de que o arquivo fica armazenado nos servidores da plataforma. Se o seu o computador dá problema, é possível acessar ela de outro dispositivo.
E uma dessas plataformas, que oferece esse tipo de produto, é a própria Google.
Contudo, mesmo com uma planilha na nuvem, voltamos para a questão de falta de praticidade.
Um sistema para gestão dos contratos de locação na nuvem é a melhor forma de resolver isso. Além de ser seguro, você centraliza as informações como falei acima. Se tornando, portanto, um processo rápido, simplificado e seguro.
Relacionamento com proprietário e locatário
Uma planilha para gestão de aluguéis de imóveis não ajuda você a se relacionar com proprietário e locatário. Pelo contrário, o processo é extremamente manual. Logo, isso faz com que você não dê atenção necessária a comunicação de ambas as partes.
Receber o aluguel e repassar ao proprietário pode se tornar cansativo quando não se tem uma plataforma que automatize isso.
Sem contar que as chances de algo dar errado são muito grandes. Aí fica a pergunta: vale a pena arriscar a relação com o seu cliente por conta de um erro de comunicação?
Planilha para gestão de aluguéis de imóveis VS sistema
Eu falei que não ia demonizar a planilha, mas confesso que, quando cheguei nessa parte do texto, refleti que não falei muitas coisas boas sobre elas.
Já perdi as contas de quantas vezes mencionei que tudo depende da maturidade do seu negócio.
Contudo, se as planilhas de gestão de aluguéis funcionam muito bem para você, show, não quero ditar regra. Só você consegue saber se perde tempo, se é organizado, ou não, pois é você que vivencia isso, não eu. Estou aqui, escrevendo isso, para te mostrar que existe uma outra opção que funciona para diversas imobiliárias.
Caso queira testar o uso de planilhas de gestão de aluguéis, basta clicar e fazer o download deste modelo que disponibilizamos gratuitamente para você.
