Realizar cobranças pode se tornar uma grande dor de cabeça, principalmente para aquelas modalidades de negócio em que os pagamentos ocorrem de forma recorrente, como os aluguéis, por exemplo.
No mercado imobiliário, a inadimplência é um dos grandes desafios da gestão financeira, visto que muitas empresas não conseguem achar caminhos práticos para driblar esse problema.
Pensando nisso, surgem as ferramentas que automatizam e profissionalizam os processos de cobrança, facilitando e padronizando as etapas tanto para a empresa, quanto para os clientes.
Um exemplo disso é a régua de cobrança, que se implementada da maneira correta, pode se tornar uma ferramenta muito vantajosa para sua imobiliária, diminuindo o risco de inadimplência e criando uma comunicação transparente com o cliente.
Se você se interessou pelo assunto, mas não sabe como a régua de cobrança funciona, esse post é para você!
Confira os benefícios da ferramenta e descubra como a sua imobiliária pode se beneficiar dessa tecnologia.
Assuntos que você irá encontrar:
- O que é a régua de cobrança?
- Como funciona a régua de cobrança?
- Vantagens da régua de cobrança para o mercado imobiliário;
- Como organizar a sua régua de cobrança;
- Por que investir em uma estratégia multicanal?
O que é a régua de cobrança?
Uma régua de cobrança é uma ferramenta de gestão financeira utilizada para organizar e automatizar o processo de cobrança de pagamentos de clientes. Ela é uma estratégia simples para definir como e em que momento essa cobrança será feita.
No mercado imobiliário, a funcionalidade pode ser usada para pagamentos futuros e também para dívidas atrasadas.
Através da régua de cobrança, é possível pré-definir ações e avisos que serão emitidos de acordo com o status de pagamento de cada cliente. Ou seja, antes, durante e depois da data de vencimento.
Dessa forma, implementar a ferramenta no dia a dia da sua imobiliária traz uma série de benefícios que vão desde a redução na inadimplência até a melhoria na eficiência operacional e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
Como funciona a régua de cobrança?
A régua de cobrança funciona como um cronograma detalhado de atividades que são executadas com base no comportamento de pagamento de cada cliente.
Vale lembrar que para a ferramenta performar da melhor forma, é preciso que você tenha um bom controle de dados com as informações de seus clientes.
Além disso, saber o valor exato das faturas em aberto e as que já venceram e identificar quem é o responsável por cada contrato, é imprescindível para que a régua de cobrança seja eficiente.
Feito isso, é hora de começar a definir as etapas da régua de cobrança e personalizar as mensagens específicas que serão enviadas para cada etapa do processo.
Outro grande benefício da ferramenta é a automatização das ações a partir do uso de um software de cobrança e a integração com sistemas de pagamento, que atualizam automaticamente o status dos pagamentos.
Também é possível escolher por quais canais de comunicação o cliente vai receber os lembretes: SMS, e-mail ou WhatsApp, por exemplo.
Visto que as mensagens serão disparadas de forma automática, é necessário tomar alguns cuidados na hora de cadastrar os clientes. Dessa forma, você evitará realizar cobranças indevidas ou repetidas.
Vantagens da régua de cobrança para o mercado imobiliário
Se você chegou até aqui, com certeza já percebeu que possuir uma régua de cobrança é indispensável para padronizar o seu serviço e a saúde financeira da sua imobiliária.
Dessa forma, ao implementar essa funcionalidade, você estará mantendo um relacionamento de clareza e confiança com os seus clientes e terá um processo de cobrança bem estruturado e automatizado.
Por isso, reunimos 3 das principais vantagens da régua de cobrança para o mercado imobiliário.
1. Redução da inadimplência
Um dos grandes desafios da economia brasileira é driblar a inadimplência e diminuir o número de pessoas nessa situação, aumentando o poder de compra e a segurança nas transações tanto para o cliente, quanto para a empresa.
Em março de 2024, cerca de 73 milhões de brasileiros estavam inadimplentes, segundo uma pesquisa divulgada pelo Serasa Limpa Nome e, infelizmente, o mercado imobiliário não fica de fora dessa lista.
Entretanto, há algumas formas de minimizar essa situação e aumentar a saúde financeira da sua imobiliária.
A régua de cobrança, por exemplo, é uma ótima ferramenta e pode se tornar seu melhor aliado no gerenciamento de suas finanças.
Dessa forma, ao enviar lembretes automáticos antes do vencimento, os clientes são lembrados de suas obrigações financeiras de uma forma leve e profissional, o que ajuda a evitar esquecimentos e, consequentemente, reduzir futuros atrasos e os incômodos que isso pode trazer.
Portanto, a régua de cobrança funciona como um acompanhamento sistemático e essencial das faturas dos seus clientes, incentivando o pagamento rápido e em dia.
2. Melhoria no fluxo de caixa
Além da redução da inadimplência, com uma cobrança mais eficiente proporcionada pela ferramenta, o fluxo de caixa da sua imobiliária se torna mais estável e previsível, facilitando a gestão de despesas e investimentos.
Pagamentos pontuais significam que há uma entrada constante de recursos financeiros e essa previsibilidade permite um planejamento financeiro mais preciso.
Outra grande vantagem de implementar a régua de cobrança é a redução de custos operacionais.
Menos intervenção manual significa menos horas de trabalho dedicadas a tarefas repetitivas e administrativas, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas.
Assim, é possível que sua imobiliária aproveite as oportunidades de crescimento e mantenha um equilíbrio saudável entre receita e despesas, resultando em operações mais eficientes e econômicas.
3. Melhor relacionamento com o cliente
Para quem trabalha com o público, saber manter um bom relacionamento com o cliente é um dos principais pilares para criar uma conexão saudável e sólida. E no mercado imobiliário não é diferente.
Demonstrar profissionalismo e preocupação com a pontualidade dos pagamentos ajuda a construir confiança e respeito e melhorar a relação com o consumidor.
Isso pode ser feito através de lembretes personalizados de acordo com o perfil de cada cliente, disparados automaticamente pela régua de cobrança.
Além disso, um sistema de cobrança bem gerenciado evita situações constrangedoras e estressantes tanto para a empresa quanto para o cliente, promovendo uma relação mais transparente e auxiliando na retenção dessa pessoa dentro da sua imobiliária.
Dessa forma, a padronização dessas ações elimina a possibilidade de erros e cobranças indevidas, aumentando o senso de segurança e de satisfação do seu cliente.
Como organizar a sua régua de cobrança
Agora que você já sabe o que é uma régua de cobrança e quais são suas vantagens dentro do mercado imobiliário, é importante que você saiba como organizá-la da melhor forma.
Afinal, criar uma régua de cobrança eficaz envolve etapas e estruturas bem definidas como: quando serão enviadas as notificações, os meios que serão utilizados para isso e quais são as metas assim que essa funcionalidade for implementada na sua imobiliária.
1. Planejamento
Um dos primeiros passos para melhorar o seu processo de cobrança é avaliar as necessidades da sua imobiliária e os principais desafios enfrentados no processo de cobrança.
Estabelecer metas como a redução da inadimplência, melhoria no fluxo de caixa e o aprimoramento da relação com o cliente são etapas fundamentais para o sucesso e adesão da régua de cobrança.
Além disso, categorizar os clientes com base no comportamento de pagamento de cada um - sejam eles pontuais, atrasados ou inadimplentes - é essencial para personalizar as estratégias de cobrança.
Apesar de muitas imobiliárias esquecerem dessa etapa, ela é uma grande oportunidade para implementar um sistema eficaz e que faça sentido para o perfil de seus clientes.
2. Definição de prazos e mensagens
Se você ainda está em dúvida sobre como irá enviar as mensagens e qual o momento certo, saiba que é nessa etapa que isso será definido e implementado da maneira mais estratégica possível.
Se você deseja criar uma boa comunicação com os seus clientes, saiba que a virada de chave para isso acontecer é o desenvolvimento de mensagens claras e educadas, que se adaptem conforme o perfil do cliente.
Além disso, outro tópico importante é a definição dos prazos para o envio dos lembretes e notificações.
Ou seja, em que momento essas mensagens serão enviadas: 7 dias antes do vencimento, no dia do vencimento e 3 dias após o vencimento, por exemplo.
Também é possível que você identifique os pontos críticos no ciclo de pagamento, seja ele antes ou depois do dia do vencimento.
3. Automatização e segmentação
Nessa etapa, o objetivo é implementar um sistema para automatizar o envio dessas notificações para os clientes.
Assim que você escolher o software que melhor se encaixe no perfil da sua imobiliária e que permita a automação do processo de cobrança, é hora de configurar a plataforma e inserir os prazos e mensagens definidos anteriormente.
Dessa forma, é possível integrar a régua de cobrança com o CRM da sua imobiliária para centralizar as informações e melhorar o desempenho da automação.
4. Execução e monitoramento
Passando por todas essas etapas, é hora de finalmente colocar a régua de cobrança em funcionamento e monitorar os resultados.
Dessa forma, é necessário acompanhar os indicadores-chave de desempenho como a taxa de inadimplência, tempo médio de recebimento e, principalmente, o feedback dos clientes da sua imobiliária.
Uma das melhores formas de identificar possíveis melhorias nos processos implementados pela sua empresa é através do feedback feito pela sua equipe e clientes.
Portanto, o monitoramento dos resultados obtidos através da régua de cobrança é essencial para a gestão financeira da sua imobiliária e para o fortalecimento do relacionamento com o cliente.
Por que investir em uma estratégia multicanal?
Se você chegou até aqui, já deve estar cansado de ler que a régua de cobrança é uma ferramenta útil para a gestão financeira da sua imobiliária, certo? Mas você sabe que é possível aprimorar ainda mais essa abordagem?
Investir em uma estratégia multicanal na régua de cobrança contribui significativamente para o aumento da eficácia do processo.
Isso ocorre porque, ao utilizar múltiplos canais de comunicação (e-mail, SMS, telefonemas, aplicativos de mensagem), você estará aumentando a probabilidade do cliente receber e responder às notificações de cobrança.
Além disso, ao optar por uma estratégia multicanais, você terá uma visão mais abrangente do comportamento do cliente e da eficácia das mensagens que estão sendo enviadas.
Portanto, utilizar vários formatos de contato age diretamente na consistência da comunicação, fortalecendo a confiança do cliente na sua imobiliária.
Conheça o software da Jetimob
No software da Jetimob, além de você conseguir profissionalizar a cobrança e facilitar o recebimento, é possível criar inúmeras réguas e criar um cronograma de comunicados para cada perfil de cliente.
Dessa forma, é possível enviar mensagens e notificações automatizadas a partir de eventos chave no processo de cobrança: antes, durante e depois do vencimento.
Além de comunicados automatizados enviados a partir de canais tradicionais como e-mail e WhatsApp, você também pode acrescentar à sua estrutura alguns contatos humanizados, como telefonemas, por exemplo.
